A hatékony szervezeti kommunikáció az egyik legnagyobb kihívás. Habár a technológiai fejlődésnek köszönhetően folyamatosan új csatornák és módszerek jelennek meg, a kihívások továbbra is fennállnak. Legyen szó akár e-mailek végeláthatatlan soráról, a visszajelzés hiányáról, vagy a hatékony kapcsolattartásról a világ távoli pontjain dolgozó kollégákkal, a problémák megoldása összetett feladat.
A leggyakoribb kommunikációs kihívások
A visszajelzés hiánya
A kommunikáció definíció szerint általában kölcsönös és kétirányú; ezt még nyelvtan óráról tudhatjuk. Azonban, ahogy az iskolai emlékek halványulnak, hajlamosak lehetünk megfeledkezni erről. Ha a kölcsönösségen alapuló közlés egyirányúvá válik, az jelentősen ront a hatékonyságán.
A visszajelzésnek különösen fontos szerepe van egy cégen belül. Nemcsak vezetőként értékelhetjük munkatársaink teljesítményét, hanem lehetőséget adhatunk nekik, hogy elmondják, hogyan érzik magukat, és hogyan látják a közös munkát. A visszajelzés hiánya csökkenti a motivációt és az elkötelezettséget.
E-mailek tömkelege
Egy átlagos ember naponta akár 120 e-mailt is kap. A fontos információk könnyen elsüllyedhetnek az e-mailek tengerében, ami frusztrációt okoz. Az e-mailek egy részét érdemes szimpla üzenetekre cserélni egy belső kommunikációs platformon, így elkerülhetjük a levelezőfiókok túlterheltségét és az irreleváns mennyiségű e-mailek áradatát.
Kommunikációs bakik
A munkatársak leggyakrabban a kommunikáció általános hiányára panaszkodnak. Gyakori, hogy a vezetők visszatartanak bizonyos részleteket, ami miatt a dolgozók inkompetensnek érzik magukat. Egy olyan szervezeti kultúra kialakítása, amely támogatja a lefelé, felfelé és oldalirányú kommunikációt, kulcsfontosságú.
Hiányzik a megfelelő eszköz
A kommunikációs eszközök bonyolultsága visszatartja a dolgozókat azok használatától. Az okostelefon a vezető kommunikációs eszköz napjainkban. A munkaerő nagy része, különösen az Y és Z generáció, az okostelefonokat részesíti előnyben. A kékgalléros munkavállalók is sokkal kényelmesebbnek és hatékonyabbnak tartják a cégre szabott applikáción zajló kommunikációt, mint az elavult megoldásokat.
További kihívások
Az előzőekben részletezett kihívások mellett még számos más tényező is befolyásolja a szervezeti kommunikáció hatékonyságát, például a kultúraközi különbségek, az információáramlás sebessége, és a személyes kapcsolatok hiánya. Mindegyik esetében a megfelelő eszközök és módszerek alkalmazása jelenthet megoldást.
Új belépők fogadása
A megfelelő preboarding és onboarding folyamatok kulcsfontosságúak az új munkatársak megtartása szempontjából. Az újoncokat nem szabad elengedni az első három-hat hónapban, kezdetben kiemelt figyelmet érdemes fordítani rájuk, később pedig következetes tájékoztatásra és visszajelzésre van szükség.
Nyelvi akadályok
A nemzetközi környezetben dolgozó cégeknél a nyelvi diverzitás gyakran Bábel tornyához hasonló helyzetet eredményezhet. A többnyelvűség lassítja és nehezíti a működést. Érdemes több nyelven megjelentetni a vállalat híreit, és biztosítani a könnyen elérhető fordítást. Az interkulturális tréningek szorgalmazása is hasznos lehet. A nyelv befolyásolja a gondolkodásmódunkat is, ami alapjaiban nehezíti meg a közös munkát soknyelvű környezetben. Például az amerikaiak számára a pontosság az udvariasság jele, míg az indiai kollégák számára az idő rugalmasabb, és negyed-félórás késés is beleférhet.
Külső és belső hírek kommunikációja
A dolgozóknak fontos, hogy tisztán lássák, merre halad a szervezet, milyen változások várhatóak, és mi az ő szerepük a nagy egészben. Sok helyen a céges hírlevél a legelterjedtebb gyakorlat a dolgozók naprakészen tartására.
Rengeteg felesleges információ
A túl sok információ, különösen a nem releváns, eláraszthatja a dolgozókat és csökkentheti a hatékonyságot. Fontos, hogy csak a valóban releváns és hasznos információkat osszuk meg.
Technológiai nehézségek
A különböző technológiai eszközök és platformok használata kihívást jelenthet, különösen az idősebb generációk számára. Fontos, hogy a választott belső kommunikációs eszközök egyszerűen használhatóak legyenek, és megfelelő támogatást nyújtsanak a munkatársak számára.
Rugalmas munkaidő és távoli munkavégzés
A rugalmas munkaidő és a távoli munkavégzés egyre elterjedtebb. Az ilyen munkakörnyezetekben még fontosabb a hatékony kommunikáció. Különböző csatornákon biztosítható a kollégák bevonása a vállalati életbe, függetlenül attól, hogy hol dolgoznak.
A hatékony belső asszertív kommunikáció elengedhetetlen a szervezetek sikeréhez. A technológiai fejlődés számos új eszközt és módszert kínál, amelyekkel javítható a kommunikáció.